贸易公司管理难题：内部沟通不畅与人员配置缺乏弹性如何解决？

对于贸易公司而言，交易价格等内部信息与订单量等效率指标变化较大，由于前者的存在，一旦内部沟通不能及时进行，基层人员的业务操作容易出现不规范、效率低下的情况；由于后者，缺乏灵活的人员配置，会造成各岗位工作负荷不均衡。

【客户行业】钢材批发

[问题类型] 内部沟通不畅

【客户背景及现状】

某贸易公司是山东一家钢材批发商，位于某二线城市。

公司发展态势良好，在当地钢贸业务已占据当地70%的市场份额，但公司高层在管理员工过程中却遇到了棘手的问题。

应公司邀请，华恒智信咨询团队对该商贸公司相关人员进行了深入调查访谈，了解到公司在人员管理上主要面临以下两方面的问题：

在业务方面，新进销售人员往往经验不足，对钢材价格的把握也不够准确，一旦遇到与客户谈价格的问题，就会将问题转交给业务经理，导致业务经理那边人越来越多，销售人员那边却没有人，削弱了公司与客户之间的沟通效率。

在人员配置方面，公司仓储部大概有15个人，当客户订单多的时候，这些人就忙不过来装货，而当没有订单的时候，仓管人员就无事可做，他们的工作状态完全取决于客户订单。如何做到人员合理配置的问题也摆在了领导面前。

【华恒智信问题分析】

结合公司自身特点，华恒智信咨询团队分析认为，该钢材批发公司呈现的各类问题的深层次原因主要有以下两方面。

1. 缺乏内部沟通机制导致业务运作不规范

贸易公司内部对交易价格、流程等信息没有进行有效的沟通，一方面销售人员对客户咨询及相关信息不能及时反馈，只能向业务经理等少数知情人士询问，大大降低了业务办理效率，占用了经理等部分知情人士的时间和精力，大大降低了客户满意度；另一方面，交易价格波动较大，销售人员不能及时获知最新变化情况，容易导致业务操作不规范甚至失误，降低了工作效率，也不利于公司在客户中树立良好形象。

2、人员配置缺乏灵活性，导致“偶尔忙闲、忙闲不均”现象频发

商贸公司大部分员工的工作量与业务量直接相关，但公司缺乏灵活的人员配置来适应业务量和订单量的变化，无法根据订单和业务的变化灵活调整人员配置。一些岗位时忙时闲也就不足为奇了，岗位之间的忙闲程度参差不齐。以仓库员工为例，订单量大的时候，仓库员工要超负荷工作，订单量减少的时候，他们就无事可做。在工作量高度不确定、变化多端的情况下，很难客观评价员工的工作绩效，员工的工作积极性很容易受到磨耗和打击，进而对公司业务开展产生负面影响。

【华恒智信解决方案】

针对公司存在的问题，华恒智信咨询团队进行了深入的研究分析并提出了以下解决方案。

1.建立公司内部沟通平台

公司存在销售人员对刚才价格的把握不准确的问题，华恒智信顾问建议通过建立内部沟通平台来解决该问题。一方面定期将钢材历史价格上传到沟通平台，让销售人员在与客户谈判时，能够掌握价格区间；另一方面，可以将好的经验、常见的错误以及公司最新的决策等发布在平台上，实现公司内部经验信息的共享，从而将业务经理从这些事务性任务中解放出来，将更多的时间和经验投入到管理团队、推动业务上。

2. 改进订单处理方式并扩展仓库工作人员的职能。

针对企业被动接受订单，仓管员忙碌不均的情况，华恒智信顾问的解决方案有两种：一是从订单处理入手，在与客户协商时主动协调订单的发货方式和时间。具体操作上，业务员可以根据客户信息平台上的实时销售信息判断仓管情况，如果目前仓管压力已经很大，可以与客户协商采取送货上门的形式，减轻仓管员负担。二是从仓管员的职能入手，可以实行一岗多能，让仓管员在仓管任务较少的时候，承担其他工作，比如客户接待等。这样双管齐下，可以解决仓管员有时太忙，有时又太闲的矛盾。