建设项目档案验收：总体要求与审查要点的把握

摘要：本文通过对工程文件的专业特点、构成要素进行分析研究，运用系统理论的一些方法，结合多年档案验收的实践经验，对建设工程档案验收过程中如何把握总体验收要求、具体审查要点提出了新的观点，并总结了有效的方法，旨在帮助相关管理和技术人员更好地做好建设工程档案验收工作。

关键词：建设工程文件验收文件审查

文本：

建设工程竣工验收前，建设单位主管部门和城市城建档案管理机构应当对建设工程档案进行初步验收，审查其内容和质量。此项工作已成为建设工程规划验收、竣工验收、备案手续的条件之一。工程档案的验收审查由主管部门和城建档案管理机构负责。把握总体验收要求和具体审查要点，是城建档案管理政策性和专业技术性相结合的重要体现。掌握工程档案验收中的文件审查要领，应从总体把握和具体审查两个方面入手，总体把握要提出方向性要求和系统性要点，具体审查要充分把握工程文件的专业特点和构成要素。

1.定向验收要求

建设项目备案验收是工程竣工验收的重要组成部分，未进行备案验收或者备案验收不合格的工程，不得进行或者不通过工程竣工验收。进行建设项目备案验收，首先要提出定向验收要求，包括：验收组织机构；验收组组成；验收条件；验收程序；验收方式；验收内容等。

1.1 验收组织

建设工程档案验收由建设单位组织，建设单位主管部门、建设工程行业主管部门、档案行政管理部门、城建档案管理机构等共同参加。

1.2验收组组成

验收组由建设单位、建设单位主管部门、建设项目行业主管部门、档案行政管理部门、城建档案管理机构等组成。验收组成员应当为不少于5人的单数，组长应当由验收机构成员担任。必要时，可以聘请相关专业人员加入验收组。

1.3 验收条件

建设项目主体工程和辅助设施按设计建成并能满足生产或使用需要；工程试运行指标合格或达到设计能力；工程建设全过程的文件收集、整理和归档工作完成；工程档案的分类、立卷、编目等组织工作基本完成。

工程档案验收前，建设单位应当组织工程设计、施工、监理等环节的负责人及相关人员按照档案工作有关要求和《建设工程文件归档规范》进行全面自查。

1.4 验收程序

建设单位汇报工程建设概况和工程档案工作；监理单位汇报工程档案质量评审情况；工程档案验收组对工程档案及档案管理情况进行检查；工程档案验收组对工程档案质量进行全面评价；工程档案验收组形成并公布工程档案验收意见。

1.5 验收方式

通过询问、现场检查、抽查文件等方式检查工程档案，抽查文件数量不少于总文件数量的80%，抽查重点为：工程前期准备阶段的文件；材料质量证明文件、隐蔽工程文件、施工文件中的质量检验文件；竣工图纸及竣工验收文件等。

1.6 验收内容

工程档案的基础管理包括：建设单位落实档案工作规定，建立健全规章制度和管理机制，保证工程档案工作与工程建设同步进行，将工程文件资料的收集、整理和归档纳入合同管理，配备档案管理人员并进行专业培训。

工程档案的完整性、完整度、准确性和系统性：按照《建设工程文件归档规范》，结合工程生成文件的实际情况，审查工程档案的完整性、完整度、准确性和系统性；检查工程文件的内容和生成质量；并对文件进行分类、整理和归档。

2. 系统评价的要点

系统评价的重点主要围绕四个方面：完整性、准确性和系统性方面，文献生成控制方面，文献质量方面，以及分类、整理和归档方面。

2.1 完整、全面、准确的体系

2.1.1 完成

按照《建设工程文件归档规范》（GB/T 50328-2014）及地方有关法规的要求，工程各个工序、性质、对应事项对应的所有文件及不同类型的文档齐全、全面。

2.1.2 完成

涉及的文件类型齐全，例如“建筑材料工厂质量证明文件”的组成部分包括：产品合格证书；工厂检验报告。

文书组成部分齐全，无缺件、缺页。例如《建筑材料检验表》的组成部分包括：建筑材料检验表；现场检验见证抽样记录；现场材料清单；材料厂质量证明文件；复试检验见证记录；复试检测报告等。

文件形式得到充分体现，例如《建筑材料进场复验报告（蓝色原件）》组成部分包括：复验报告原件；复验报告复印件。

2.1.3 准确性

文书种类、格式、内容和形式正确，反映的事项真实、准确、可靠。

2.1.4 系统

遵循工程建设和运营的内在规律，按照各阶段流程的逻辑关系，工程文件必须保持其内在联系，排列有序、合理组合。

有序排列，包括排列和排序。排列：将需要列出的事项按一定的顺序逐一列出；排序：按规则调整档案内部的文件顺序和外部的逻辑顺序。

合理组合是指将整理、排序后的档案的各部分按照适当的方式组织、组合，形成一个相对的整体。

2.2 文档生成控制

2.2.1 程序严谨

凡需验收的管理程序、施工工序、规范标准、工序、环节和控制项目都应制作相应的工程文件。

2.2.2 必要要求

包括两个方面：一是每个道工序、过程、环节、节点所应生成的主要工程文件；二是各个工程文件的组成部分。

例如：建筑材料进场审查的主要工程文件一般应包括制造商提供的质量证明文件、工程量清单及现场见证抽样记录、抽样检验记录和复验报告等；建筑材料的质量证明文件应包括制造商提供的合格证书和工厂检验报告两部分。

2.2.3 通信

工程文件中所涉及的相关事项之间必须存在对应关系，包括相邻事项之间的相关对应关系、相关事项主体之间的相关对应关系、前提条件之间的相关对应关系、引用事项之间的相关对应关系等。

例。关联事项对应关系：建筑材料供应商与批发商、生产厂家应一一对应。相邻事项对应关系：检验批质量验收记录；分项工程质量验收记录；分部工程质量验收记录。前置条件对应关系：建设工程申请及开工审查表；建设工程质量监督登记表；建设工程施工安全措施审查备案表；建设工程施工许可证。引用事项对应关系：隐藏检验、检验批引用的规范、标准、项目、卷号等均需有对应文件支持。

2.2.4 保持一致

比对各条目的内容数量、内部连接、逻辑关系等，确保工程文件保持一致。

例如，建设工程规划许可证及其附件、规划红线图及施工总平面布置图、线路检查报告、测量成果图、表等内容应当一致；技术交底记录、图纸审查记录、设计变更通知、工程谈判记录等应当与竣工图内容一致并充分体现；工程质量控制数据核对记录应当与实际文件数量相一致；施工日志项目应当与实际施工过程相一致等。

2.3 文档质量

2.3.1 文件签名及盖章

手续齐全、人员到位；签名清晰、无代签现象；签名、印章完好、清晰、无遮挡文书内容等。

2.3.2 文件内容

字迹清晰，图标清楚，绘图工整，书写标准。

2.3.3 文件资料

纸张、书写和签名材料的质量符合标准、耐用且规格一致。

2.3.4 文件复印

证件复印件应当与原件按1：1比例复印，复印件应当清晰可辨，盖有有效印章，便于辨认，不遮盖原件印章。不得使用扫描件、影印件、彩色打印件等。

2.4 论文的分类和组织

2.4.1 分类排序

依据《建设工程文件归档规范》的分类级别和排列顺序，结合工程文件内在联系和逻辑关系，进行初步的分类整理。

2.4.2 合适的试纸组成

妥善整理案卷，排列顺序，列出案卷内容等。

3. 具体文件审查

3.1 准备阶段文件

3.1.1 决策与立项

房地产商业开发项目：

（1）项目立项批准、请示或备案（查看批准文号、规模等）

市政、公益、设施、办公等项目：

（一）项目建议书、请示、论证的审查意见

（2）项目可行性研究报告的审批、要求和审查

（3）项目立项批准、请示、备案及论证意见（*带“*”项为必填项，下同）

（4）项目方案招标审批意见表（*）

3.1.2建设用地

房地产商业开发项目：

（1）建设用地规划许可证及附件、规划红线图（*）（核对许可证编号、比例尺等）

（2）对开发项目建设条件的意见

（3）国有土地使用权出让合同（*）（勾选文号、规模等）

市政、公益、设施、办公等项目：

（1）建设项目选址意见及附件（*）（勾选文件编号、规模等）

（2）建设项目用地预审意见及批准文件

（3）建设用地矿产资源审查意见及评估报告

（4）建设用地批准文件（*）（检查文件编号、规模等）

（五）拆迁安置计划、协议、合同等；

（6）建设用地规划许可证及附件、规划红线图（*）（核对许可证编号、比例尺等）

（7）国有土地使用证、土地划拨决定书（*）

（8）房屋拆迁许可证及拆迁红线图

3.1.3 勘察设计

（1）岩土工程及水文地质勘察报告（*）

（2）地形测量及土地征用、调查及划界结果报告（*）

（3）建设用地规划设计条件公示（*）

（4）初步设计审批、相关部门初步设计审查意见或同意（*）（勾选是否有文物、环保、消防、人防、抗震、防雷、节能等方面的审查意见或同意）

（5）施工图设计文件审查证书及审查报告（*）（勾选建筑编号）

（6）专项技术咨询计划及报告

3.1.4 施工审批

（1）建设项目纳入年度计划核准或年度计划项目清单（*）（房地产开发项目无此项）

（2）建设工程规划许可证及附件、规划红线图（*）（核对许可证编号、比例尺等）

（3）施工总平面图、线路检测报告、测量成果图及表格（*）

（4）建设项目申请及开工审查表

（5）建设工程质量监理登记表（*）

（6）建设项目施工安全措施审查备案表（*）

（7）建筑工程施工许可证（*）（勾选许可证编号、规模等）

（8）工程建设单位质量责任制清单（*）

（9）项目参与单位质量保证体系评审表（*）

3.1.5 招标与合同

（1）建设工程招标投标、资格审查、招标文件、建设合同（*）

（2）监理招标、资格审查、招标文件、合同（*）

3.2 监管文件

3.2.1 监督管理

（1）监理计划（*）（勾选项目名称及主要工作内容）

（2）监管实施细则（*）

（3）监事会议纪要（*）（查看会议主要内容）

（4）月度监管报告及监管工作总结（查月）

（5）监理工作日志（检查、抽查日志内容并签字确认所有项目齐全）

3.2.2 合同管理

（1）监理合同（*）

3.3 施工流程文件

3.3.1 施工管理

（1）项目概况表（*）（了解项目规模、主要建设特点、工艺技术、主要材料、主要试验检验项目）

（2）开工报告（*）（检查开工必要条件）

（3）分包商资质申请表（*）（附件中各类证书的完整性及复印件）

（4）见证测试汇总表

（5）施工日志（检查、抽查日志内容并签字确保所有项目齐全）

3.3.2 施工工艺

（1）施工组织设计及方案提交表（*）（根据项目特点询问施工方案）

（2）技术汇报记录（*）（检查汇报日期、参加人员、各方签名）

（3）图纸评审记录（*）（查看评审日期、参与人员、各方签名，可根据项目特点查询）

（4）设计变更通知（*）（对于较大的变更，应提供编号、排列顺序的指导；检查变更是否在竣工图中落实，是否规范；检查变更通知单是否规范、清晰）

（5）项目谈判记录

3.3.3进度、质量及成本控制

（1）项目开工申请表（*）（检查附件内容是否与开工必备条件相符）

3.3.4 建筑材料

以《建筑材料/构件/设备现场检验表》为例：

（1）建筑材料/构件/设备现场检验表（*）（此表为主体，附件为：建筑材料出厂质量证明文件、现场检验记录、检验复试报告）（建筑材料出厂质量证明文件须包括合格证、出厂检验报告；现场检验记录包括产品名称、规格、数量清单、见证人签字。合格证须包括产品名称、规格、批号、数量等，并有出厂日期、检验员、合格字样；批号牌须留存存档；供应商与批发商及制造商须有直接对应关系或供货关系证明；检验复试报告包括检验见证记录、复试测试报告）

其他形式：

（1）建筑材料工厂质量证明文件（*）（须包括合格证书、工厂检验报告）

（2）建筑材料/构件/设备现场检验记录（*）（须包括产品名称、规格、数量清单、见证人签名）

（3）复验报告（*）（包括检验见证记录和复验报告）

例如：有效的“钢材质量证明文件”的要素：

①生产厂家给一级代理商出具的质量证明文件应有明确的收货人，各项事项填写清楚；复印件应质量良好，内容及印章应清晰可辨；

②供货商盖章钢材品质证明文件复印件，还须附上与代理商或经销商就该批钢材的购销合同或证明材料；

③必须保留该钢材的批号牌（可留存复印件）。

例如：《商品混凝土出厂质量合格证》内容应包括：

a.预拌（商品）混凝土开标鉴定（28天无结果）【列出原材料及鉴定项目：水泥、细骨料（混合砂）、粗骨料（碎石）、水、掺合料（粉煤灰）、外加剂（减水剂、膨胀剂）；坍落度、抗压强度（28天）】；b.预拌（商品）混凝土出厂合格证；c.混凝土配合比试验报告；d.水泥试验报告（3天结果）；e.水泥合格证+出厂水泥质检报告；f.混合砂试验报告；g.碎石试验报告；h.粉煤灰试验报告；i.粉煤灰合格证；j.减水剂试验报告（7天结果）；k.减水剂合格证+减水剂产品检验报告；l.膨胀剂试验报告；m.膨胀剂合格证；n.混凝土抗压强度试验报告（28d）；o.混凝土坍落度试验评价表；p.预拌（商品）混凝土开工鉴定（28d结果）；q.减水剂检测报告（28d结果）；r.水泥检测报告（28d结果）；s.出厂水泥质量检测28天报告。

3.3.5 施工记录

（1）隐蔽工程验收记录（*）（核对隐蔽工程检验项目、部位、依据、内容、检验、复检情况，并有结论及完整签名）

（2）施工检查记录

（3）交接检验记录

（4）工程定位测量记录（*）【一般应包括：建筑物定位（放样）、基础施工（放样）、主体施工（放样）；建筑物定位（放样）应包括：桩基交接记录表、控制测量结果报告表、测量复核记录。核对平面坐标基准、高程基准，核对定位测量图上的平面坐标点。】

（5）基坑检查记录（*）（检查定位控制桩、高程控制点，并与基坑平面图、剖面图对比）

（6）平面布置记录

（7）建筑物垂直度及高程观测记录（*）

（8）沉降观测记录（*）

(9)基坑支护水平位移监测记录

（10）桩基及支撑测量及布置记录

（11）基坑检查记录（*）（检查内容及检查意见，详细齐全，有签字）

（12）基础钻孔记录

（13）地下工程防水效果检查记录（*）

3.3.6 施工试验记录和检验报告

一般形式：

（1）接地电阻测试记录

（2）绝缘电阻测试记录

建筑与结构工程：

（1）锚栓试验报告

（2）地基承载力检测报告（*）

（3）桩基试验报告（*）（检查试验结果及结论）

（4）土工压实试验报告、回填土试验报告（附图片）（*）（非耐久性纸张需复印并附上）

（5）钢筋机械连接试验报告、钢筋焊接连接试验报告（*）（非耐用纸张需复印件附上）

（6）砂浆配合比申请书、申报表、砂浆抗压强度试验报告、砌筑砂浆试块强度统计表、评定记录（*）（适当组合，非耐久性纸张需复印并附上）

（7）混凝土配合比申请书、申报表、混凝土抗压强度试验报告、混凝土试块强度统计表、评估记录、混凝土抗渗试验报告（*）（适当组合，非耐久性纸张需复印并附上）

（8）室内环境检测报告

（9）节能性能测试报告（*）

给排水及采暖工程、建筑电气工程、建筑智能化工程、通风与空调工程、电梯工程等：略。

3.3.7 施工质量验收记录

（1）检验批次质量验收

（2）分项工程质量验收（检验批次项目及数量抽检）

（3）分部工程质量验收（*）（抽查分部工程项目及工程量）

（4）建筑节能工程质量验收（*）

（5）其他系统子工程质量验收

3.3.8工程竣工质量验收

（1）单位（分单位）工程竣工预验收报告表（*）

（2）单位（分单位）工程质量竣工验收记录（*）

（3）单位（分单位）工程质量控制资料核查记录（*）（与实际分类整理的文件对照）

（4）单位（子单位）工程安全及功能检查数据核查及主要功能抽查记录（*）

（5）单位（分单位）工程外观质量检查记录（*）

（6）住宅工程质量分户验收情况汇总表

（7）住宅工程质量分户验收现场测量记录表

（8）住宅工程外观质量验收检查表

（9）质量监督整改通知书及质量监督整改通知书回复表

3.4 竣工图纸文件

（1）建筑竣工图（*）

（2）结构竣工图（*）

（3）独立结构（钢结构、基座、结构等）竣工图（*）

（4）幕墙竣工图（*）

（5）结构竣工图（*）

（6）装饰完成图（*）

（7）建筑给水、排水、采暖竣工图（*）

（8）建筑电气竣工图（*）

（9）防火竣工图（*）

（10）智能建筑竣工图（*）

（11）通风空调竣工图（*）

（12）电梯竣工图（*）

（13）总体规划及竣工图（*）

（14）室外附属建筑及环境竣工图（*）

（15）室外管道安装竣工图（*）

（①询问图纸的组成情况；②检查竣工图是否齐全，有无竣工图编制说明及竣工图目录，图纸是否反映设计变更情况；③竣工图质量：图纸材料质量是否合格，图纸签字、盖章手续是否齐全，竣工图章在图上的位置、覆盖范围，竣工图的变更情况；④竣工图变更：抽查与设计变更的对比情况等）

3.5竣工验收文件

（1）检验单位工程质量检验报告（*）

（2）设计单位工程质量检验报告（*）

（3）建设单位工程竣工报告（*）

（4）监理单位工程质量评定报告（*）

（5）建设单位工程竣工验收报告（*）

（6）工程竣工验收会议纪要

（7）竣工验收专家组意见

（8）工程竣工验收证明（*）

（9）建设项目规划核准确认书（*）

（10）建设工程竣工验收消防登记表（*）

（11）建设项目竣工环境保护验收合格证书（*）

（12）人民防空工程竣工验收记录表（*）

（13）防雷装置验收合格证书（*）

（14）建设工程质量监督报告（*）

（15）房屋建筑工程质量保修（*）

（16）房屋质量保证书及房屋使用说明书

（17）建设工程竣工验收记录表（*）

（18）建设工程竣工验收备案材料

（19）建设工程档案初检意见（*）

（20）建设工程档案移交函

4.研究结论

通过以上三方面的分析研究，可以得出在组织建设工程档案验收工作中，验收的总体要求决定了验收的方向和流程，验收过程中的文件审查要以系统的理论方法把握，针对工程文件的专业特点和构成要素检查文件的完整性、系统性和准确性。